Was dabei herauskommt, wenn Technik zum Betrieb passt.

Sieben Tabellen, drei Programme, jeden Monat dasselbe Zusammenkopieren — und am Ende widersprachen sich die Zahlen trotzdem, weil jeder eine andere Datei als aktuell ansah.

• Die vorhandenen Quellen werden angezapft und an einer Stelle zusammengeführt — keine Software musste ersetzt werden.
• Ein Dashboard zeigt Umsatz, offene Posten und Auslastung. Es aktualisiert sich selbst, statt gebaut zu werden.

Erinnerungen wurden angerufen, wenn zwischendurch Zeit war — also oft nicht. Nicht abgesagte Termine blieben leer und ließen sich so kurzfristig nicht mehr nachbesetzen.

• Der bestehende Terminkalender löst 24 Stunden vorher automatisch eine SMS aus.
• Antwortet jemand mit einer Absage, wird der Termin im Kalender freigegeben, bevor er verfällt.

Jeden Abend wurden die Bestellungen des Tages von Hand in die Buchhaltung übertragen. Das kostete Zeit — und bei jedem zehnten Vorgang schlich sich ein Zahlendreher ein, der später mühsam gesucht werden musste.

• Zwischen Shop und Buchhaltung liegt jetzt eine Brücke, die jede Bestellung sofort weiterreicht.
• Kundendaten werden nur noch an einer Stelle gepflegt und ziehen automatisch mit.

Die Zeiten wurden zwar digital erfasst, für die Lohnabrechnung aber jeden Monat von Hand sortiert, addiert und in eine Vorlage übertragen. Rund sechs Stunden, die niemand gerne machte.

• Ein kleines Tool liest die erfassten Zeiten ein, rechnet Zuschläge und Projektzuordnung selbst aus.
• Am Ende steht die fertige Datei für die Lohnabrechnung — inklusive Hinweis auf auffällige Einträge.